Política de tratamiento de datos personales
1. Responsable del tratamiento
- Razón social: Softguer Studio S.A.S.
- NIT: 902.055.462
- Marca: Safú
- Domicilio y dirección: Barranquilla, Colombia
- Correo: info@getsafu.co
- WhatsApp: +57 333 226 7489
- Sitio web: www.getsafu.co
2. Marco legal
Esta política aplica la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Entre esas instrucciones está la Circular Externa 002 de 2024, sobre el tratamiento de datos en sistemas de inteligencia artificial.
3. Definiciones
- Titular: la persona natural a quien se refieren los datos.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolectarlos, almacenarlos, usarlos, compartirlos o eliminarlos.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. En este caso, Softguer Studio S.A.S.
- Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable.
- Transmisión: envío de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.
- Transferencia: envío de datos a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia.
- Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo mal uso puede causar discriminación, como los datos biométricos.
4. Titulares y datos que tratamos
Clientes
- nombre
- número de WhatsApp
- dirección de entrega y referencias
- contenido de los mensajes y pedidos
- historial de compras
- confirmación de pago: monto, referencia y estado
- reclamos y calificaciones
Safú no recibe ni guarda claves, PIN ni datos completos de tarjetas. El pago lo procesa Nequi o el banco del usuario a través de Bre-B.
Tenderos y tiendas aliadas
- nombre
- número de cédula
- dirección del establecimiento
- teléfono
- cuenta Nequi para recibir liquidaciones
- fotografías del establecimiento y su ubicación
- historial de pedidos y liquidaciones
Dato sensible opcional: una fotografía del tendero sosteniendo su documento, para verificar su identidad. Entregarla es voluntario y ninguna actividad depende de ello. Si el tendero no la entrega, Safú verifica su identidad por otro medio, como una visita presencial.
Domiciliarios de las tiendas
Nombre y teléfono, cuando la tienda los entrega para coordinar los envíos.
5. Finalidades
Clientes
- Recibir, interpretar y gestionar pedidos.
- Asignar la tienda y coordinar la entrega.
- Gestionar el cobro a través de Nequi o el banco del usuario a través de Bre-B.
- Enviar resúmenes, confirmaciones, códigos de entrega y comprobantes.
- Atender peticiones, quejas, reclamos, reembolsos y reversiones de pago.
- Cumplir obligaciones legales de comercio electrónico, protección al consumidor, impuestos y conservación de documentos.
- Prevenir el fraude, la suplantación y el uso de la plataforma para actividades ilícitas.
- Mejorar el servicio con análisis estadísticos.
- Enviar promociones, solo si el cliente lo autoriza por separado. Esta autorización es independiente y se puede retirar en cualquier momento.
Tenderos
- Verificar su identidad y vincularlos.
- Llevar el registro de oferentes que exige el artículo 53 de la Ley 1480 de 2011.
- Cumplir el contrato de mandato.
- Enviarles pedidos y pagarles las liquidaciones.
- Aplicar los descuentos pactados.
- Gestionar los reclamos de consumidores.
- Prevenir actividades ilícitas.
- Atender requerimientos de autoridades.
Todos los Titulares
Entregar información a autoridades judiciales o administrativas que la soliciten en ejercicio de sus funciones.
6. Uso de inteligencia artificial
Safú usa un sistema automatizado de inteligencia artificial para tres tareas: interpretar los mensajes, organizar los pedidos y elegir la tienda cercana con más probabilidad de atender cada pedido. El sistema funciona con un modelo de lenguaje de Anthropic, PBC y solo usa los datos necesarios para esas tareas.
Según sus términos comerciales, Anthropic no usa por defecto las entradas ni las salidas de su API para entrenar sus modelos. Safú no le autoriza ese uso ni le envía comentarios sobre las conversaciones.
La atención por WhatsApp es automatizada. El equipo de Safú revisa y responde las solicitudes sobre datos personales y los reclamos de consumo.
7. Proveedores tecnológicos (Encargados)
Para operar, Safú transmite datos a proveedores que los tratan por su cuenta. Los contratos con esos proveedores los obligan a:
- seguir las instrucciones de Safú
- proteger la seguridad de la información
- guardar confidencialidad
- usar los datos solo para las finalidades autorizadas
| Proveedor | Función |
|---|---|
| Supabase, Inc. | Base de datos y almacenamiento |
| Vercel Inc. | Alojamiento del sitio web y de servicios de la aplicación |
| Upstash, Inc. | Almacenamiento temporal de datos y colas de pedidos |
| Inngest, Inc. | Ejecución automática de procesos, como el envío de pedidos por olas y las notificaciones |
| Anthropic, PBC | Modelo de inteligencia artificial que interpreta los mensajes |
| WhatsApp LLC / Meta Platforms | Canal de mensajería |
| Nequi / Bancolombia | Procesamiento de pagos y liquidaciones |
WhatsApp también trata ciertos datos por cuenta propia, según su política de privacidad: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy
8. Transmisión y transferencia internacional
Los servidores de estos proveedores pueden estar en Estados Unidos o en otros países. Estados Unidos está en la lista de la SIC de países con nivel adecuado de protección. En todo caso, el Titular autoriza expresamente la transmisión y transferencia internacional de sus datos para las finalidades de esta política.
9. Datos que recibe la tienda
Para entregar el pedido, Safú comparte con la tienda asignada solo tres datos: el nombre del cliente, la dirección de entrega y el contenido del pedido. Nunca comparte el número de teléfono del cliente.
La tienda debe usar esos datos solo para esa entrega, mantenerlos en reserva y no contactar al cliente por fuera de Safú.
10. Transferencia a una sociedad sucesora
El Titular autoriza de manera previa, expresa e informada a Softguer Studio S.A.S. para transferir sus datos a una sociedad constituida más adelante que continúe la operación de la marca Safú. Esa sociedad puede ser:
- una sociedad vinculada o controlada por los mismos accionistas; o
- la sociedad que reciba el negocio por cesión de contratos, aporte en especie, fusión, escisión o compra de activos.
Si se hace esta transferencia:
- La sociedad que recibe los datos pasa a ser Responsable y queda sujeta a esta política.
- Solo puede usar los datos para las finalidades aquí descritas. Cualquier finalidad nueva necesita una nueva autorización.
- Safú publicará en WhatsApp y en www.getsafu.co la razón social, el NIT y los datos de contacto de esa sociedad, al menos 15 días hábiles antes de la transferencia.
- Antes de la transferencia, el Titular puede pedir que se eliminen sus datos o revocar su autorización, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
11. Derechos del Titular
El Titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y corregir sus datos.
- Pedir prueba de la autorización que otorgó.
- Saber cómo se han usado sus datos.
- Presentar quejas ante la SIC, después de agotar la consulta o el reclamo ante Safú.
- Revocar la autorización y pedir que se eliminen sus datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratis a sus datos.
12. Procedimiento de consultas y reclamos
Canales: info@getsafu.co, o el WhatsApp de Safú escribiendo “datos personales”. Cada solicitud recibe un número de radicado.
Consultas: se responden dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, Safú informa el motivo y responde dentro de los 5 días hábiles siguientes.
Reclamos (para corregir, actualizar o eliminar datos, o por incumplimiento de esta política):
- Deben incluir la identificación del Titular, la descripción de los hechos, una dirección de contacto y los documentos de soporte.
- Si el reclamo está incompleto, Safú pide completarlo dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin respuesta del Titular, se entiende que desistió.
- Se responden en 15 días hábiles. Si no es posible, Safú informa el motivo y responde dentro de los 8 días hábiles siguientes.
13. Seguridad
Safú aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos:
- cifrado de los datos cuando viajan por la red
- control de accesos según el rol de cada persona
- registro de actividad
- contratos de confidencialidad con los proveedores
14. Conservación
Safú conserva los datos mientras sean necesarios para las finalidades de esta política. Los datos de las transacciones se guardan en soporte duradero durante el plazo que la ley exige para los documentos de comercio. Cumplidos esos plazos, se eliminan o se anonimizan.
15. Menores de edad
Safú está dirigido a mayores de 18 años y no trata a sabiendas datos de menores. Si detecta datos de un menor sin autorización de su representante legal, los elimina.
16. Cambios a esta política
Los cambios importantes se comunicarán por WhatsApp y en www.getsafu.co antes de que entren en vigor. Si un cambio afecta las finalidades, Safú pedirá una nueva autorización.